- Pour qui ?
- Équipes ADV, exploitation et facturation des transporteurs
- Question traitée
- Débloquer les dossiers incomplets et suivre leurs justificatifs jusqu’à la décision de facturation.
À retenir
- La pièce attendue dépend du dossier, du contrat et de la procédure de facturation validée.
- Reçu ne veut pas dire vérifié : chaque état doit être suivi séparément.
- Le rattachement repose sur plusieurs identifiants concordants, pas sur le seul nom du fichier.
- Une relance utile nomme le transport, la pièce précise, le destinataire et l’échéance de réponse.
- La collecte de preuves pour facturer relève du dossier transport Vigilo ; l’extraction de champs vers un WMS relève de Vidoc.
Définir la pièce attendue avant de lancer une relance
Un dossier incomplet ne se résume pas à l’étiquette « CMR manquante ». La facturation doit d’abord identifier la preuve attendue, la source de cette exigence et les critères qui permettront de l’accepter : BL, CMR, preuve de livraison, relevé d’événement ou autre document prévu pour ce flux.
L’exigence peut venir d’un contrat, d’une instruction client ou d’une procédure interne validée. Sa version et son périmètre doivent rester visibles. L’absence d’une CMR signée peut bloquer un workflow défini par l’entreprise sans permettre, à elle seule, de conclure à une interdiction légale universelle de facturer.
- type de pièce et forme attendue ;
- client, activité ou transport auquel la règle s’applique ;
- source et version de l’exigence ;
- éléments à contrôler : référence, date, parties, pages, lisibilité ou signature lorsqu’elle est effectivement requise ;
- personne habilitée à accepter une autre preuve ou à décider sans la pièce.
Rattacher le justificatif au bon dossier sans ambiguïté
Un PDF reçu après la livraison peut porter une référence client, un numéro de transport, une immatriculation ou seulement des lieux et des dates. Le rattachement doit comparer plusieurs signaux au dossier existant et conserver l’origine du document. Le nom du fichier ou la proximité d’une date ne suffisent pas lorsque plusieurs transports se ressemblent.
Si une référence est unique et que les autres éléments concordent, la pièce peut être proposée pour le dossier puis contrôlée. Si deux dossiers restent plausibles, le traitement s’arrête : l’équipe reçoit les candidats, les éléments concordants et le point à trancher. La pièce n’est ni dupliquée silencieusement ni attribuée au premier résultat trouvé.
- 01Identifier
Lire les références explicites du document et conserver son canal, son expéditeur et son horodatage.
- 02Comparer
Rapprocher transport, client, sites, dates et autres identifiants disponibles.
- 03Proposer
Présenter le dossier retenu avec les indices qui soutiennent le rattachement.
- 04Vérifier
Contrôler le contenu attendu et signaler les pages absentes, valeurs incompatibles ou zones illisibles.
- 05Confirmer ou transmettre
Valider le rattachement fiable ; sinon, demander une décision avec le contexte utile.
Tableau de suivi : pièce attendue, reçue puis vérifiée
Le suivi sépare l’existence du document de sa qualité et de la décision de facturation. Les lignes ci-dessous sont des exemples fictifs : les pièces et critères réels doivent être validés pour chaque flux.
- Attendue : la règle applicable nomme la pièce et ses critères.
- Reçue : le canal, l’émetteur, la date et la version sont enregistrés.
- Vérifiée : le rattachement et les contrôles de contenu ont abouti.
- Décidée : une personne ou une règle autorisée conclut sur la suite de facturation.
| Dossier | Pièce attendue | Reçue | Vérifiée | Prochaine action |
|---|---|---|---|---|
| TR-2041 | CMR avec la référence de livraison prévue par la procédure client | Oui — e-mail du 07/09 | Oui — référence concordante, document lisible | Soumettre le dossier à la décision de facturation |
| TR-2042 | BL du site de destination | Non | Non applicable | Relancer le détenteur identifié avec la référence TR-2042 |
| TR-2043 | Preuve de livraison prévue pour ce flux | Oui — portail | Non — deux pages manquent | Demander une version complète et conserver la pièce reçue |
| TR-2044 | Justificatif à confirmer | Document non rattaché | Non — deux transports possibles | Faire trancher le rattachement avant tout usage |
Modèle de relance ciblée à adapter
La relance doit aller vers le détenteur prévu par l’organisation — conducteur, sous-traitant, site, client ou autre interlocuteur validé — et donner assez de contexte pour éviter un nouvel aller-retour. Elle ne doit pas demander « tous les documents » si une seule pièce précise manque.
Objet : justificatif demandé — transport [référence] — [date]. Bonjour [nom], pour compléter le dossier du transport [référence], de [origine] à [destination] le [date], merci de nous transmettre [pièce précise] avant [échéance ou moment attendu]. Le document doit permettre de vérifier [référence, pages ou éléments réellement requis]. Vous pouvez répondre par [canal autorisé] en conservant la référence [référence]. Si la pièce n’est pas disponible ou si une autre preuve existe, merci de nous l’indiquer afin que [équipe responsable] puisse décider de la suite. Merci.
| Champ à préparer | Pourquoi il est utile |
|---|---|
| Référence unique du dossier | Permet au destinataire et à l’équipe de rattacher la réponse. |
| Transport, date et lieux | Distingue les opérations dont les références sont proches ou absentes du document. |
| Pièce et critères attendus | Évite une réponse avec un fichier inutilisable pour le contrôle prévu. |
| Destinataire et canal autorisés | Adresse la demande à la personne susceptible de détenir la pièce. |
| Échéance et responsable interne | Donne une prochaine étape claire sans inventer un délai universel. |
Suivre jusqu’à une décision, sans confondre Vigilo et Vidoc
Une relance envoyée ne clôt pas le dossier. Il faut suivre sa réponse, rattacher la nouvelle version, refaire les contrôles nécessaires puis consigner une décision : dossier prêt, nouvelle relance, preuve alternative à valider, exception acceptée ou facturation suspendue. Le statut final et son motif évitent que le même dossier réapparaisse chaque jour sans propriétaire.
Dans ce contexte, Vigilo relie les événements, pièces, règles, relances et décisions du dossier transport jusqu’au contrôle de facturation. Vidoc répond à un autre besoin : extraire des informations de documents de livraison et les transmettre vers un WMS selon un mapping contrôlé. Un même document peut exister dans les deux univers, mais l’objectif, le système cible et les contrôles ne sont pas les mêmes.
- 01À relancer
La pièce attendue n’a pas été reçue et un destinataire est identifié.
- 02Reçu à contrôler
Un document est disponible, mais son rattachement ou son contenu reste à vérifier.
- 03À décider
La preuve est incomplète, alternative ou soumise à une exception.
- 04Prêt pour facturation
Les critères validés pour ce workflow sont satisfaits.
- 05Suspendu ou clos
La personne responsable a décidé la suite et son motif est conservé.
Questions fréquentes
Réponses directes
Une CMR signée est-elle toujours obligatoire pour facturer ?
Non, cet article n’établit pas une règle légale universelle. La pièce attendue et son effet sur la facturation doivent être déterminés à partir du contrat, du flux concerné, de la procédure validée et, si nécessaire, d’un avis juridique adapté.
Que faire si le document peut correspondre à deux transports ?
Ne pas le rattacher automatiquement. Présentez les deux dossiers plausibles, les indices disponibles et l’information manquante à une personne habilitée à trancher.
Vidoc sert-il à suivre les CMR manquantes pour la facturation ?
Vidoc est destiné à l’ingestion de documents et de champs vers un WMS. Le suivi des pièces, relances et décisions dans la continuité du dossier transport relève ici de l’usage Vigilo.
Sources et méthode
Cette ressource décrit la méthode produit Axonovia à partir de workflows transport. Les exemples sont illustratifs et ne constituent ni une promesse de performance ni une règle contractuelle universelle.
Relecture produit : Équipe Axonovia · prochaine revue recommandée avant le 31 août 2027 ou lors d’une évolution matérielle du périmètre.