- Pour qui ?
- Équipes ADV, facturation, finance et exploitation
- Question traitée
- Comprendre le contrôle de facturation transport de bout en bout.
À retenir
- Une différence n’est pas automatiquement une erreur.
- Les preuves du réalisé doivent être reliées avant le calcul de l’attendu.
- Le contrôle doit expliquer la cause probable et les sources utilisées.
- Les décisions et corrections enrichissent les contrôles suivants après validation.
- Côté transporteur, le contrôle protège l’exhaustivité et la justesse des recettes sans assimiler un écart à un montant acquis.
- Prévu, réalisé, facturable et facturé sont quatre états distincts : le passage de l’un à l’autre doit rester justifié.
- Un contrôle exploitable relie chaque ligne aux pièces, à la version du tarif et aux conditions réellement applicables.
- Détecté, confirmé et résolu sont trois statuts différents ; aucun écart ne déclenche à lui seul une correction automatique.
Trois représentations d’une même opération
| Couche | Question | Exemples de sources |
|---|---|---|
| Prévu | Qu’avait-on demandé et accepté ? | Commande, tarif, créneau, règles client. |
| Réalisé | Que s’est-il réellement passé ? | Statuts, CMR, attente, modification, preuve. |
| Facturé | Quelles prestations et quels montants apparaissent ? | Facture, autofacture, préfacture, détail de ligne. |
Le workflow de contrôle
- 01Recevoir
Identifier la pièce, sa période et son émetteur.
- 02Rattacher
Trouver le transport ou l’ensemble de transports concernés.
- 03Reconstituer
Réunir tarif, règles, modifications et réalisé.
- 04Calculer
Construire l’attendu selon les règles validées.
- 05Comparer
Identifier et qualifier les différences.
- 06Préparer la décision
Réunir les preuves pour validation, correction ou contestation.
- 07Suivre
Conserver le statut et la résolution du dossier d’écart.
Exemple : deux suppléments absents
Le dossier contient une modification reçue à moins de 24 heures et une attente à quai documentée. La facture reçue ne contient aucun supplément correspondant. Le contrôle signale deux différences distinctes, chacune reliée à son événement et à sa règle potentielle.
L’équipe doit encore confirmer que les conditions contractuelles sont remplies. Le rôle du workflow est de réduire le temps de reconstitution et de présenter une décision explicable, pas de transformer toute différence en litige automatique.
Les indicateurs réellement exploitables
Les montants récupérés ou économisés ne doivent être publiés qu’avec une méthode, une période et un périmètre vérifiables. Aucun chiffre générique n’est affirmé ici.
- taux de pièces correctement rattachées ;
- écarts par cause et par client ;
- montants en attente de décision ;
- délai entre détection et résolution ;
- part des écarts confirmés, corrigés ou rejetés ;
- règles et sources responsables des reprises manuelles.
Adopter le point de vue du transporteur sur ses recettes
Pour un transporteur, contrôler la facturation consiste à vérifier que les opérations réalisées et les prestations éventuellement facturables sont correctement représentées dans la préfacture, l’autofacture ou la facture. Ce contrôle porte sur ses recettes attendues ; ce n’est pas un audit des dépenses transport d’un chargeur.
Une opération réalisée peut rester non facturable, facturable plus tard ou soumise à une preuve et à une règle contractuelle. À l’inverse, une ligne facturée peut regrouper plusieurs transports ou correspondre à une régularisation. Le rapprochement doit donc conserver quatre repères distincts.
| Repère | Question de contrôle | Ce qu’il ne prouve pas à lui seul |
|---|---|---|
| Prévu | Quelle opération et quelles conditions avaient été demandées ou acceptées ? | Que l’opération a été réalisée ou qu’elle est facturable. |
| Réalisé | Quels événements et prestations sont effectivement documentés ? | Que toutes les conditions de facturation sont remplies. |
| Facturable | Quelles prestations satisfont les règles et justificatifs applicables au dossier ? | Que la ligne a déjà été émise, acceptée ou encaissée. |
| Facturé | Quelles lignes, quantités et montants figurent sur la pièce contrôlée ? | Que le montant est correct, accepté ou réglé. |
Checklist des pièces à réunir avant de comparer
La liste utile dépend du contrat et du workflow validés. L’objectif n’est pas d’accumuler des documents, mais de disposer de la bonne version de chaque source et de pouvoir la rattacher sans ambiguïté au transport concerné.
| Élément à vérifier | Pièces ou données possibles | Contrôle à effectuer |
|---|---|---|
| Périmètre du relevé | Préfacture, autofacture, facture, annexe de lignes, période. | Identifier la nature de la pièce, son émetteur, sa version et la période couverte. |
| Identité du transport | Référence commande, numéro de dossier ou de voyage, client, origine, destination. | Rattacher chaque ligne à un dossier unique ou signaler les candidats concurrents. |
| Prévu et modifications | Commande initiale, avenant, e-mail, portail, instruction validée. | Retenir la dernière version applicable sans écraser l’historique. |
| Réalisé | Statuts horodatés, bon de livraison, lettre de voiture CMR, échange d’exploitation, événement d’attente. | Vérifier la source, la date et la cohérence avec le dossier. |
| Règle de facturabilité | Contrat, grille tarifaire, franchise, palier, accord ou exception validée. | Identifier la version, le périmètre et les conditions effectivement satisfaites. |
| Ligne facturée | Libellé, quantité, base, taux, supplément, avoir ou régularisation. | Comparer à granularité équivalente et expliquer les regroupements ou décalages. |
| Décision et suivi | Commentaire, preuve jointe, responsable, action, réponse et contrôle final. | Conserver qui a confirmé l’écart, ce qui a été décidé et comment la résolution a été vérifiée. |
Méthode de contrôle, ligne par ligne
- 01Qualifier la pièce reçue
Déterminer s’il s’agit d’une préfacture, d’une autofacture, d’une facture ou d’un état préparatoire, puis relever la période et la version.
- 02Rattacher les lignes
Relier chaque ligne au bon dossier et isoler les références absentes, dupliquées ou ambiguës.
- 03Reconstituer le prévu
Retrouver la commande acceptée, ses modifications et la version de la règle tarifaire concernée.
- 04Établir le réalisé
Assembler les événements et pièces disponibles sans combler une information manquante par une supposition.
- 05Déterminer le facturable
Appliquer les conditions validées du contrat ou du workflow et signaler toute preuve encore manquante.
- 06Comparer au facturé
Contrôler les absences, doublons, quantités, montants, regroupements, décalages de période et régularisations.
- 07Qualifier chaque écart
Documenter la cause possible, les sources utilisées, le niveau de certitude et le responsable de la confirmation.
- 08Décider puis contrôler
Valider, compléter, corriger ou contester selon les autorisations, puis vérifier le résultat obtenu avant de clôturer.
Ne pas confondre écart détecté, confirmé et résolu
Un écart détecté peut provenir d’une pièce tardive, d’un regroupement de lignes, d’un décalage de période ou d’un rattachement incertain. Il ne prouve ni une erreur, ni une créance, ni une recette récupérable. Même confirmé, il ne doit entraîner une correction automatique que si cette action, ses limites et son contrôle après exécution ont été explicitement autorisés dans le workflow.
| Statut | Ce que le statut signifie | Suite attendue |
|---|---|---|
| Détecté | Une différence ou une absence apparaît entre deux représentations du dossier. | Chercher une version, une pièce, un regroupement ou une règle qui peut l’expliquer. |
| Confirmé | Les sources et conditions applicables ont été vérifiées et la différence nécessite une décision. | Choisir l’action autorisée, son responsable et les preuves à transmettre. |
| Résolu | L’action décidée a produit un résultat vérifié et traçable. | Conserver la réponse, la correction éventuelle, le contrôle final et le motif de clôture. |
Questions fréquentes
Réponses directes
Vigilo contrôle-t-il uniquement l’autofacturation ?
Non. Le périmètre vise le rapprochement du prévu, du réalisé et du facturé ; la nature exacte des pièces et des actions dépend du workflow.
Un écart déclenche-t-il automatiquement un litige ?
Non. Une différence doit être qualifiée. Les décisions sensibles ou hors règle restent sous contrôle humain.
Peut-on commencer directement par la facturation ?
Oui. Ce point d’entrée peut être déployé séparément de la prise de commande.
Quelle différence entre réalisé et facturable ?
Le réalisé décrit ce qui s’est passé et ce qui peut être prouvé. Le facturable désigne la partie qui satisfait les conditions applicables au dossier ; ces deux ensembles ne sont pas nécessairement identiques.
Quelles pièces faut-il toujours demander ?
Il n’existe pas de liste universelle. Il faut partir du contrat, du type de prestation et du workflow validé, puis vérifier la version et le rattachement de chaque pièce utile.
Un transport absent d’une préfacture est-il forcément perdu ?
Non. Il peut être incomplet, regroupé, décalé, annulé ou hors du périmètre contrôlé. L’absence doit être qualifiée avant d’être considérée comme une anomalie confirmée.
Vigilo peut-il corriger automatiquement chaque écart ?
Non. L’écart est d’abord détecté puis confirmé. Une action automatique n’est possible que dans un périmètre autorisé, avec une règle validée et un contrôle du résultat ; les cas ambigus ou sensibles reviennent à l’équipe.
Sources et méthode
Cette ressource décrit la méthode produit Axonovia à partir de workflows transport. Les exemples sont illustratifs et ne constituent ni une promesse de performance ni une règle contractuelle universelle.
Relecture produit : Équipe Axonovia · prochaine revue recommandée avant le 31 août 2027 ou lors d’une évolution matérielle du périmètre.