- Pour qui ?
- Transporteurs, équipes ADV, facturation et responsables d’exploitation
- Question traitée
- Vérifier ce qu’un donneur d’ordre propose de retenir avant la facturation.
À retenir
- Le titre du document ne suffit pas : son rôle dans le workflow, son émetteur et le contrat déterminent le contrôle à mener.
- Une préfacture de travail et une autofacture ne sont pas le même objet ; la seconde relève d’un mandat de facturation et doit être traitée comme une facture.
- Le rapprochement se fait ligne par ligne, avec les références, le réalisé, la règle tarifaire et la version de chaque source.
- Un supplément absent ou un montant différent reste à qualifier avant toute validation, correction ou contestation.
- La clôture doit conserver la décision, son auteur, l’action effectuée et le résultat effectivement observé.
Commencer par qualifier le document et son périmètre
Dans cet article, une « préfacture » désigne un relevé de travail envoyé par un chargeur ou donneur d’ordre pour proposer les transports et montants à retenir avant l’émission de la facture. Ce libellé n’a pas, à lui seul, une portée universelle : le document reçu, le contrat et le circuit convenu doivent être examinés avant de décider comment le comptabiliser ou y répondre.
L’autofacturation est différente. En France, elle correspond à une facture matériellement émise par le client au nom et pour le compte du fournisseur, dans le cadre prévu par l’article 289 du code général des impôts. Une équipe ne doit donc pas traiter comme simple brouillon un document qui constitue déjà une facture. En cas de doute fiscal, elle fait confirmer la qualification applicable à son organisation et à l’opération concernée.
| Question de contrôle | Préfacture de travail | Autofacture |
|---|---|---|
| Quel est son rôle ? | Proposer un périmètre et des montants avant facturation. | Matérialiser une facture émise par le client au nom et pour le compte du transporteur. |
| Que vérifier en premier ? | Période, transports inclus, règles de calcul et procédure de validation. | Mandat et procédure applicables, identité de la facture, lignes, montants et traitement comptable prévu. |
| Que signifie une différence ? | Un point à qualifier avant d’accepter ou de contester le relevé. | Un point à traiter selon le circuit de contrôle et de correction de la facture. |
| Quel état conserver ? | Version reçue, annotations, réponse et version éventuellement révisée. | Facture reçue, contrôles, décision, correction éventuelle et trace comptable. |
Checklist de rapprochement côté transporteur
Le contrôle utile ne compare pas seulement le total du relevé au chiffre d’affaires attendu. Il relie chaque proposition au dossier transport correspondant, puis indique pourquoi la ligne concorde, reste indécidable ou mérite une analyse complémentaire.
| Étape | À rapprocher | Condition de sortie |
|---|---|---|
| 1. Cadrer | Émetteur, entité, période, devise, taxes affichées, version et statut du relevé. | Le document et le workflow attendu sont identifiés. |
| 2. Contrôler l’exhaustivité | Liste des transports réalisés sur la période contre les lignes présentes, annulations et doublons compris. | Chaque dossier est présent, exclu avec un motif, ou signalé comme manquant. |
| 3. Rattacher | Référence chargeur, référence transporteur, trajet, dates, sites, véhicule ou unité d’œuvre. | Une ligne pointe vers un dossier unique ; les candidats ambigus sont transmis. |
| 4. Vérifier le réalisé | Statuts, dates réelles, preuve de livraison, attente, modification et autres événements utiles. | Les faits retenus sont sourcés et les pièces manquantes sont visibles. |
| 5. Reconstituer le calcul | Tarif de base, unité, tranche, grille, indexation, supplément, remise et arrondi. | Chaque montant attendu renvoie à une règle et à sa version applicables. |
| 6. Qualifier | Valeur proposée, valeur reconstituée, différence, explication possible et niveau de preuve. | La ligne est concordante, à documenter, ambiguë, à valider ou confirmée selon les règles internes. |
| 7. Clôturer | Décision autorisée, réponse envoyée, nouvelle version reçue et résultat observé. | Le dossier garde la décision et sa preuve, sans confondre montant détecté et montant obtenu. |
Exemple fictif : une préfacture annotée avant validation
Le tableau suivant est entièrement fictif. Le chargeur TransLogis Industrie adresse au transporteur Route Exemple un relevé de juin 2026. Les annotations ne rendent aucun montant exigible : elles montrent comment séparer les faits établis, les règles à retrouver et les décisions qui restent à prendre.
| Ligne reçue | Montant proposé | Rapprochement du transporteur | Annotation de contrôle |
|---|---|---|---|
| TR-4182 · Lyon → Dijon · forfait | 680,00 € | Dossier unique retrouvé ; trajet et dates concordent ; grille V3 jointe au contrat. | Concordant sous réserve du contrôle final de la version contractuelle. |
| TR-4182 · indexation énergie | 74,80 € | La formule est retrouvée, mais le relevé ne précise pas l’indice ni la période employés. | Calcul non reproductible : demander la source et la période, sans conclure à une erreur. |
| TR-4210 · Lille → Reims · forfait | 625,00 € | Deux références internes proches ; une modification de destination figure dans un e-mail. | Rattachement ambigu : faire confirmer le dossier et la version de commande. |
| TR-4210 · attente au quai | 0,00 € | Un événement de 55 minutes et une preuve horodatée existent dans le dossier. | Écart détecté seulement : vérifier la franchise, la règle, les justificatifs requis et l’éligibilité avant toute demande. |
Reconstituer les tarifs et suppléments sans inventer de règle
Le tarif de base peut dépendre d’une relation, d’une zone, d’un palier, d’une unité d’œuvre, d’une date d’effet ou d’une version de grille. Les suppléments peuvent dépendre d’un événement réalisé et de conditions cumulatives. Une preuve d’attente, par exemple, établit un fait ; elle ne prouve pas à elle seule que la prestation est facturable.
Vigilo peut relier le relevé aux dossiers, documents, événements et règles validées dans le périmètre retenu, puis préparer un calcul reproductible. Si une grille manque, si deux clauses semblent applicables ou si le justificatif requis n’est pas disponible, le dossier revient à l’équipe avec ce contexte. Le système ne complète pas la règle par supposition.
- conserver le document contractuel, sa date d’effet et sa version ;
- séparer tarif de base, indexation, supplément, remise, taxe et arrondi ;
- associer chaque condition au fait ou au document qui permet de la vérifier ;
- rendre visibles les valeurs manquantes et les règles concurrentes ;
- rejouer le calcul avec les mêmes entrées pour qu’une autre personne puisse le contrôler.
Qualifier l’écart, préparer la réponse et vérifier l’issue
Une différence peut venir d’un rattachement incorrect, d’une période différente, d’un transport absent, d’une version tarifaire, d’un événement non documenté, d’une règle mal interprétée ou d’une simple présentation. La bonne action dépend de cette qualification : accepter, demander une pièce, faire arbitrer, proposer une correction ou préparer une contestation documentée.
Le message envoyé doit rester factuel : ligne concernée, valeur reçue, valeur ou condition reconstruite, sources utilisées, incertitude restante et action demandée. Après l’envoi, le contrôle continue jusqu’à un résultat observable — relevé révisé, justification acceptée, désaccord maintenu ou clôture décidée. Seul ce résultat permet de distinguer un écart détecté d’un montant effectivement corrigé ou recouvré.
- 01Détecté
Une différence est visible, sans conclusion sur sa cause ni sur son caractère dû.
- 02Documenté
Les dossiers, règles et preuves utiles sont réunis ; les manques restent explicites.
- 03Qualifié
La cause et le niveau de certitude conduisent à une action autorisée.
- 04Décidé
Une personne ou une règle validée accepte, transmet, corrige ou conteste.
- 05Résolu
La réponse, la nouvelle version et l’effet réel sont vérifiés et conservés.
Questions fréquentes
Réponses directes
Une préfacture chargeur est-elle déjà une facture ?
Pas nécessairement. Il faut regarder la fonction réelle du document, les mentions, le contrat et le circuit convenu. Si le client émet une facture au nom et pour le compte du transporteur, il s’agit d’un workflow d’autofacturation, à traiter selon les règles applicables.
Un supplément absent de la préfacture est-il automatiquement dû ?
Non. Son absence constitue au mieux une différence à analyser. Il faut confirmer l’événement, la règle applicable, ses seuils, ses exclusions et les justificatifs requis avant de conclure.
Peut-on automatiser la validation de toutes les lignes ?
Seulement dans un périmètre où les rattachements, règles, preuves, seuils et droits d’action ont été validés. Les cas ambigus, nouveaux, sensibles ou non vérifiables doivent revenir à l’équipe.
Sources et méthode
Cette ressource décrit la méthode produit Axonovia à partir de workflows transport. Les exemples sont illustratifs et ne constituent ni une promesse de performance ni une règle contractuelle universelle.
- Article 289 du code général des impôts — émission d’une facture par le client au nom et pour le compte du fournisseurSource primaire utilisée uniquement pour distinguer l’autofacturation, dans le cadre français, d’un relevé préparatoire appelé préfacture.
Relecture produit : Équipe Axonovia · prochaine revue recommandée avant le 31 août 2027 ou lors d’une évolution matérielle du périmètre.