Combien coûte la ressaisie des ordres transport dans un TMS ?

Compter tout le traitement nécessaire à une saisie fiable

Le coût de saisie d’un ordre transport ne correspond presque jamais au seul temps passé dans les champs du TMS. Avant de saisir, l’exploitant peut devoir retrouver la bonne pièce jointe, rapprocher un e-mail d’une référence client, ouvrir un portail ou rechercher une adresse. Après la frappe viennent la relecture, le contrôle des dates et quantités, puis parfois une relance ou une correction.

Le bon périmètre commence à la prise en charge de la demande et s’arrête lorsque l’ordre est créé ou mis à jour, contrôlé et prêt pour l’étape suivante. Une attente pendant laquelle la personne travaille sur un autre dossier ne doit pas être comptée comme du temps actif. En revanche, la préparation d’une relance, la reprise du dossier et le nouveau contrôle sont bien du travail consacré à l’ordre.

Construire une grille de chronométrage exploitable

Une moyenne unique peut masquer un mélange de commandes simples et de cas très coûteux. La grille doit donc garder le temps total, mais aussi quelques caractéristiques qui expliquent l’effort. Il n’est pas nécessaire de collecter des dizaines de champs : retenez ceux qui permettent réellement de segmenter le travail et d’agir ensuite.

• un identifiant anonymisé, la date et l’équipe ou le poste observé ;
• le canal d’entrée et le format reçu : e-mail, portail, EDI, PDF, tableur ou autre source autorisée ;
• le type d’opération : création, modification ou reprise ;
• les minutes actives par étape, ainsi que le nombre de réouvertures ;
• le caractère complet ou incomplet de la demande et le motif de l’éventuelle relance ;
• le résultat : saisi sans reprise, corrigé avant validation, corrigé après validation ou transmis pour décision.

1. 01
   Définir le périmètre

   Choisir les équipes, canaux, clients et types d’ordres inclus, puis écrire les exclusions.

2. 02
   Échantillonner les situations

   Observer plusieurs jours et plages horaires afin de ne pas mesurer uniquement un créneau calme ou un flux facile.

3. 03
   Chronométrer le temps actif

   Arrêter le compteur pendant les attentes sans travail, puis créer une nouvelle ligne de reprise quand le dossier revient.

4. 04
   Contrôler la qualité des relevés

   Comparer les conventions utilisées et faire expliquer les valeurs extrêmes au lieu de les supprimer automatiquement.

5. 05
   Segmenter avant de moyenner

   Calculer les temps par famille de dossiers, puis pondérer avec les volumes réellement observés.

Calculer un coût par dossier et par mois

La formule de base est simple : coût par dossier = temps actif moyen en minutes ÷ 60 × coût horaire chargé. Le coût mensuel est ensuite obtenu en multipliant ce montant par le nombre de dossiers concernés pendant le mois. Le coût horaire chargé doit venir de votre contrôle de gestion ou de votre méthode interne ; il ne s’agit pas d’un tarif sectoriel.

Exemple fictif : une exploitation observe 35 ordres par jour pendant 20 jours ouvrés. Sa grille mesure 1,4 minute de recherche, 3,8 minutes de saisie, 1,6 minute de contrôle, 0,9 minute de relance et reprise ramenée à l’ensemble des dossiers, et 0,7 minute de correction. L’entreprise retient pour cet exercice un coût horaire chargé fictif de 32 €. Ces valeurs servent uniquement à montrer le calcul.

Distinguer coût observé, capacité libérable et économie encaissable

Le coût observé répond à une question descriptive : combien de temps et de ressources sont aujourd’hui consacrés au traitement ? La capacité libérable répond à une autre question : quelle part de ce travail pourrait être évitée, déplacée vers du contrôle ou absorbée autrement ? L’économie encaissable suppose enfin une décision d’organisation qui modifie réellement une dépense.

Une heure retirée d’une tâche peut permettre à l’équipe de traiter davantage de dossiers, de réduire un retard ou de consacrer plus de temps aux exceptions. Cette heure a de la valeur, mais elle ne diminue pas automatiquement la masse salariale. Inversement, des heures supplémentaires évitées, une prestation externe réduite ou un recrutement devenu inutile peuvent affecter la trésorerie, à condition de les constater et de ne pas les compter deux fois.

Utiliser la mesure pour choisir le bon point d’action

Le total mensuel est utile pour dimensionner le problème, mais la décomposition indique où agir. Une recherche longue peut révéler des sources dispersées ; une saisie longue, des formats entrants difficiles à exploiter ; de nombreuses reprises, des commandes incomplètes ou des règles de contrôle insuffisamment explicites. La réponse n’est donc pas toujours de supprimer la frappe : elle peut commencer par normaliser une information, clarifier une responsabilité ou réunir le dossier.

Si la saisie automatique est étudiée, conservez la grille initiale. Elle servira de référence pour comparer le même périmètre avant et après, en comptant aussi le contrôle humain, les exceptions et les reprises qui subsistent. Le guide sur la saisie des ordres décrit le workflow de l’e-mail au TMS ; le protocole de mesure d’un pilote permet ensuite d’évaluer la fiabilité sans confondre vitesse et résultat correct.

1. 01
   Prioriser

   Classer les familles de dossiers par volume, temps actif, fréquence de reprise et criticité.

2. 02
   Choisir un périmètre testable

   Retenir un flux assez homogène pour comparer les résultats sans masquer les exceptions.

3. 03
   Conserver la référence

   Figer la période, les conventions et les formules du point de départ.

4. 04
   Mesurer le travail restant

   Après tout changement, inclure supervision, contrôles, cas exclus et corrections.