- Pour qui ?
- Responsables logistiques, équipes WMS, DSI et responsables qualité
- Question traitée
- Automatiser l’ingestion de documents de livraison dans un WMS.
À retenir
- Le champ cible dépend du workflow et du WMS, pas seulement du libellé lu.
- La normalisation doit être définie avec des exemples réels.
- Le niveau de confiance doit conduire à une validation ou une exception explicite.
- Le document source et la donnée transmise doivent rester rapprochables.
- Une valeur lue n’est pas encore une donnée métier : elle doit être rattachée à un champ, typée, normalisée et contrôlée.
- Le mapping est un contrat versionné entre le document, les règles du flux et le modèle de données du WMS cible.
- Les contrôles portent autant sur la cohérence entre champs que sur la lisibilité de chaque valeur prise séparément.
- Une écriture dans le WMS n’est terminée qu’après vérification de son résultat ; un cas non vérifiable doit rester en exception.
- Vidoc prépare et transmet des données documentaires contrôlées vers un WMS ; Vigilo assure la continuité d’un dossier transport entre événements, règles, décisions et actions.
Lire n’est pas mapper
Le document peut afficher « Lot », « Batch », une référence interne ou une valeur manuscrite. L’OCR restitue une chaîne de caractères. Le workflow doit encore déterminer sa signification, le format attendu et le champ WMS auquel elle correspond.
Cette étape dépend de la structure des documents réellement reçus et du modèle de données réellement utilisé. C’est pourquoi une compatibilité universelle ne peut pas être déduite d’une simple liste de formats.
Le flux d’ingestion utile
- 01Recevoir
Identifier le canal, le document et le dossier logistique potentiel.
- 02Classer
Reconnaître le type de document et la version pertinente.
- 03Extraire
Lire les valeurs et leurs zones de contexte.
- 04Normaliser
Appliquer formats, unités, nomenclatures et contrôles attendus.
- 05Mapper
Relier chaque valeur au champ WMS défini.
- 06Valider
Contrôler la cohérence et transmettre ou escalader le cas.
Exemples de contrôles avant transmission
- la référence produit existe dans le référentiel autorisé ;
- l’unité lue correspond à l’unité attendue ;
- la date respecte le format et la plage autorisés ;
- le numéro de lot est cohérent avec la ligne concernée ;
- le total des quantités correspond aux détails lisibles ;
- les champs obligatoires sont présents ou explicitement signalés.
Le rôle de Vidoc
Vidoc vise cette chaîne d’ingestion et de préparation des champs. Les documents, valeurs, règles, destinations et actions sont définis pour le workflow concerné. Les cas incomplets ou incohérents restent visibles pour validation.
Vigilo et Vidoc sont distincts : Vigilo relie le dossier transport de bout en bout ; Vidoc traite un besoin logistique plus ciblé de documents de livraison vers le WMS.
Définir le contrat de champs avant de lire les documents
Un projet d’ingestion commence par les données dont le WMS a réellement besoin, pas par une promesse de lecture de tous les documents. Pour chaque type de bon de livraison, l’équipe décrit le champ métier attendu, son format, son caractère obligatoire ou conditionnel, sa source de référence et la conduite à tenir lorsqu’il manque.
Ce contrat évite de confondre trois objets différents : le libellé visible sur la pièce, la valeur métier normalisée et le champ technique de destination. Il doit être relu par les responsables du processus et du WMS, puis versionné lorsque le document ou le modèle cible change.
| Question de cadrage | Décision à documenter | Exemple illustratif |
|---|---|---|
| Quelle donnée faut-il obtenir ? | Nom, type et granularité du champ métier | Numéro de lot au niveau de la ligne produit |
| Quand est-elle exigée ? | Obligatoire, facultative ou conditionnelle | Obligatoire seulement pour un article suivi par lot |
| Comment la normaliser ? | Format, unité, fuseau ou nomenclature attendus | Quantité en unités logistiques entières |
| Quelle référence fait foi ? | Référentiel ou source autorisée pour le contrôle | Référence article connue du WMS |
| Que faire en cas d’écart ? | Bloquer, demander une validation ou transmettre avec un statut explicite | Suspendre la ligne si deux lots restent plausibles |
Exemple fictif : du bon de livraison aux champs métier
Prenons un bon de livraison synthétique, utilisé uniquement pour expliquer la méthode. Il mentionne le document « BL-7842 », une date imprimée « 7/9/26 » et une ligne « Produit AX-14 — 12 PAL — Lot L240901 ». Le WMS attend une référence de document, une date ISO, une référence article interne, une quantité, une unité et un numéro de lot.
La lecture conserve la valeur brute et sa zone d’origine. La normalisation produit ensuite une valeur typée sans effacer la preuve source. Une ambiguïté ne doit pas être résolue en inventant la donnée la plus probable.
| Zone du document | Valeur lue | Champ métier préparé | Transformation ou contrôle |
|---|---|---|---|
| En-tête / N° BL | BL-7842 | Référence du document : BL-7842 | Conserver les caractères significatifs et rechercher un éventuel doublon |
| En-tête / Date | 7/9/26 | Date de livraison : 2026-09-07 | Interpréter le format selon la règle validée ; suspendre si le format reste ambigu |
| Ligne / Produit | AX-14 | Référence article : AX-14 | Vérifier l’existence et le statut de la référence dans le référentiel autorisé |
| Ligne / Quantité | 12 PAL | Quantité : 12 ; unité : palette | Séparer nombre et unité, puis appliquer la nomenclature cible |
| Ligne / Lot | L240901 | Numéro de lot : L240901 | Conserver le rattachement à la ligne AX-14 et vérifier les règles applicables au lot |
Mapper les champs sans dépendre du libellé imprimé
Le mapping relie les champs métier préparés aux objets et attributs attendus par la destination. Les noms ci-dessous sont des identifiants pédagogiques, pas le schéma d’un WMS particulier. Dans un projet réel, ils sont remplacés par les champs documentés du système cible et par son mode d’échange autorisé.
Une même information peut changer de destination selon le type de document ou l’étape du processus. La règle de mapping doit donc préciser son périmètre, sa version et les conditions qui la rendent applicable.
| Champ métier | Destination illustrative | Règle de mapping | Cas à transmettre |
|---|---|---|---|
| Référence du document | reception.document_reference | Écrire une valeur unique pour la réception concernée | Référence absente, déjà utilisée ou dossier introuvable |
| Date de livraison | reception.delivery_date | Transmettre une date ISO après qualification du format source | Date ambiguë ou incohérente avec le dossier |
| Référence article | reception_line.item_reference | Rattacher la valeur à la bonne ligne et au référentiel actif | Référence inconnue, inactive ou plusieurs correspondances |
| Quantité et unité | reception_line.quantity / unit | Convertir seulement avec une règle d’unité validée | Unité inconnue, quantité illisible ou conversion non définie |
| Numéro de lot | reception_line.batch_number | Écrire sur la ligne article concernée lorsque le suivi par lot s’applique | Lot absent, multiple ou rattachable à plusieurs lignes |
Contrôler avant l’écriture, puis contrôler l’écriture
La validation ne se résume pas à un score de confiance OCR. Elle combine des règles de présence, de format, de référentiel, de rattachement et de cohérence. Les seuils et décisions associés sont définis pour le workflow : accepter, demander une validation, suspendre ou rejeter.
- 01Préserver la preuve source
Conserver le document, la zone lue et la valeur brute afin de pouvoir expliquer chaque donnée préparée.
- 02Valider chaque champ
Contrôler type, format, longueur, valeur autorisée et caractère obligatoire ou conditionnel.
- 03Contrôler les relations
Vérifier que le lot appartient à la bonne ligne, que l’unité convient à l’article et que les totaux restent cohérents.
- 04Qualifier la destination
Confirmer le dossier, l’objet et la version du mapping avant toute transmission.
- 05Écrire par le canal autorisé
Utiliser l’API, l’échange de fichiers ou l’interaction autorisée avec l’interface retenue pour ce périmètre.
- 06Relire le résultat
Vérifier l’accusé, le statut ou l’état affiché dans le WMS ; une tentative sans résultat vérifiable n’est pas considérée comme réussie.
- 07Ouvrir une exception utile
En cas d’échec ou d’ambiguïté, fournir à l’équipe la pièce, les champs concernés, la règle appliquée et l’action déjà tentée.
Vidoc et Vigilo : deux produits, deux périmètres
Vidoc et Vigilo peuvent intervenir dans un environnement logistique commun, mais ils ne désignent pas le même produit. Les distinguer permet de cadrer la source, l’objet traité et la responsabilité attendue sans attribuer à l’un les fonctions de l’autre.
| Produit | Objet principal | Exemple de résultat | Limite de l’article |
|---|---|---|---|
| Vidoc | Ingestion de documents et préparation de champs contrôlés pour un WMS | Une ligne de réception mappée, validée et traçable jusqu’au bon source | Le périmètre exact dépend des documents, champs, accès et contrôles validés |
| Vigilo | Continuité du dossier transport entre événements, documents, règles, décisions, actions et preuves | Une demande ou un écart replacé dans son dossier avec son état et sa prochaine action | Vigilo n’est pas présenté ici comme le moteur d’ingestion documentaire du WMS |
Checklist pour cadrer un premier flux Vidoc
- réunir des documents représentatifs, y compris les versions incomplètes, annotées ou difficiles à lire ;
- inventorier les champs WMS réellement utilisés et leur caractère obligatoire ou conditionnel ;
- documenter les référentiels, formats, unités, nomenclatures et règles de rapprochement ;
- définir le canal d’écriture autorisé et la preuve attendue après transmission ;
- préciser les seuils, responsabilités et informations nécessaires pour traiter une exception ;
- constituer un jeu de validation distinct des exemples utilisés pour configurer le flux ;
- prévoir la version du mapping et la procédure de contrôle lorsqu’un document ou le WMS évolue.
Questions fréquentes
Réponses directes
Vidoc est-il une OCR ?
Vidoc peut s’appuyer sur des capacités de lecture, mais son objectif est de préparer des données contrôlées pour les champs attendus du WMS.
Quels WMS sont compatibles ?
La compatibilité doit être étudiée sur le workflow, les champs, les accès et la destination attendue. Aucune liste universelle n’est affirmée.
Que devient un document illisible ?
Le cas est signalé selon les contrôles du workflow afin qu’une personne puisse corriger, compléter ou rejeter la pièce.
Un score de confiance OCR suffit-il pour écrire dans le WMS ?
Non. Il renseigne sur la lecture, mais ne prouve ni le bon rattachement, ni la validité métier, ni la cohérence avec les autres champs. La décision combine les contrôles définis pour le flux.
Comment éviter de créer deux fois la même réception ?
Le flux doit définir une clé ou une combinaison de critères de rapprochement, vérifier l’état déjà présent dans le WMS et transmettre le cas lorsque plusieurs dossiers restent possibles.
Que se passe-t-il si la mise en page du bon de livraison change ?
Le changement est évalué sur des exemples, le mapping ou les règles sont versionnés si nécessaire, puis un jeu de validation vérifie que les formats connus et les cas limites restent correctement traités.
Vidoc remplace-t-il le WMS ?
Non. Vidoc prépare, contrôle et transmet les données documentaires vers le système cible selon le workflow validé ; le WMS reste le système qui porte ses propres objets et règles de gestion.
L’usage de Vidoc garantit-il la compatibilité avec n’importe quel WMS ?
Non. La faisabilité se qualifie à partir des champs attendus, des modes d’accès autorisés, des contrôles possibles et du résultat vérifiable dans le WMS concerné.
Sources et méthode
Cette ressource décrit la méthode produit Axonovia à partir de workflows transport. Les exemples sont illustratifs et ne constituent ni une promesse de performance ni une règle contractuelle universelle.
Relecture produit : Équipe Axonovia · prochaine revue recommandée avant le 31 août 2027 ou lors d’une évolution matérielle du périmètre.