Vigilo n'est pas un logiciel de facturation, ni un ERP, ni un module TMS supplementaire. C'est un agent IA autonome — un système capable d'agir, de raisonner et de s'adapter pour accomplir un objectif métier précis : s'assurer que chaque euro dû au transporteur dans le cadre de l'autofacturation est bien récupéré.
Le problème que Vigilo résout
Les transporteurs qui travaillent en self-billing avec des chargeurs grands comptes subissent une perte de marge silencieuse : des écarts tarifaires non détectés, des suppléments non facturés, des pénalités acceptées sans contestation. Ces pertes sont réelles, récurrentes et évitables — mais les équipes n'ont pas le temps de contrôler exhaustivement chaque préfacture reçue.
Vigilo prend en charge ce contrôle — entièrement et systématiquement — pour que les équipes se concentrent sur les décisions, pas sur la surveillance.
Comment Vigilo fonctionne : les 5 étapes
Étape 1 — Connexion aux portails chargeurs
Vigilo se connecte aux portails chargeurs en utilisant les identifiants fournis par le transporteur. Sans API, sans code développé côté chargeur — il navigue sur les interfaces web exactement comme le ferait un gestionnaire ADV. Cette connexion est sécurisée, les identifiants sont chiffrés et stockés en coffre-fort numérique.
Vigilo surveille l'arrivée des nouvelles préfactures selon la périodicité contractuelle et déclenche automatiquement le contrôle dès qu'une nouvelle préfacture est disponible.
Étape 2 — Extraction et structuration des données
Vigilo extrait les données de chaque préfacture — quelle que soit sa forme (tableau web, PDF, Excel) — et les structure dans un format normalisé. Il récupère également les données du TMS du transporteur (via export ou interface) pour disposer des données opérationnelles de référence.
Étape 3 — Rapprochement et détection des écarts
C'est le cœur du processus. Vigilo compare chaque ligne de la préfacture au référentiel contractuel du chargeur concerné :
- Tarif de base : le tarif appliqué correspond-il à la grille contractuelle en vigueur ?
- Suppléments : les prestations annexes réalisées sont-elles facturées aux bons montants ?
- Majoration carburant : l'indice et le coefficient sont-ils conformes au contrat ?
- Pénalités : le motif est-il contractuellement valide, le transport est-il bien imputable au transporteur ?
- Cohérence : chaque ligne correspond-elle à un transport réellement effectué ?
Chaque écart détecté est qualifié : type d'écart, montant, référence contractuelle, probabilité de succès en contestation.
Étape 4 — Priorisation et remontée aux équipes
Vigilo classe les écarts détectés par priorité (délai de contestation restant × montant × probabilité de succès) et présente à l'équipe une file de traitement optimisée. Les équipes ne voient que ce qui nécessite leur attention — pas des centaines de lignes brutes à analyser.
Pour chaque anomalie remontée, Vigilo fournit : le résumé de l'écart, la référence contractuelle qui s'applique, les justificatifs disponibles dans le TMS, et la recommandation d'action.
Étape 5 — Ouverture des litiges et suivi
Sur validation de l'équipe (ou de façon autonome sur les cas standards), Vigilo ouvre les litiges directement sur les portails chargeurs : remplit les formulaires, joint les documents disponibles, enregistre la contestation. Il suit ensuite les litiges ouverts, alerte en cas d'absence de réponse dans les délais et enregistre les résultats (accepté, refusé, accord partiel).
Ce que Vigilo produit : les outputs
- Tableau de bord en temps réel : couverture, écarts détectés, litiges ouverts, montant récupéré
- File de traitement priorisée pour l'équipe ADV
- Journal d'audit complet de toutes les actions
- Reporting par chargeur : taux d'écart, performance, historique
- Alertes proactives sur les deadlines approchantes
Le profil des transporteurs qui bénéficient le plus de Vigilo
- PME et ETI avec plusieurs chargeurs en autofacturation simultanément
- Transporteurs dont les équipes ADV/facturation ont déjà du mal à couvrir tous les flux
- Entreprises en croissance dont le volume self-billing augmente plus vite que les effectifs
- Transporteurs qui ont déjà perdu des litiges faute de temps ou d'organisation
Déploiement : comment ça se passe concrètement
- Diagnostic : analyse des flux existants, estimation du gain potentiel (1 à 2 semaines)
- Configuration pilote : paramétrage sur un ou deux chargeurs cibles (1 à 2 semaines)
- Phase de validation : l'agent fonctionne en mode assisté, les équipes valident les détections (2 à 4 semaines)
- Montée en autonomie : extension progressive à l'ensemble du portefeuille
Pas de projet IT, pas d'API, pas d'implication de la DSI. Le déploiement est entre les mains des équipes métier, avec l'accompagnement de l'équipe Axonovia.
Conclusion
Vigilo est conçu pour une réalité opérationnelle concrète : des transporteurs avec des ressources limitées, des portails hétérogènes, des contrats complexes et un enjeu financier réel sur chaque préfacture. Son objectif n'est pas de remplacer les équipes — c'est de leur redonner la capacité de contrôler l'ensemble de leurs flux, systématiquement, sans effort supplémentaire.
FAQ
Vigilo peut-il fonctionner avec n'importe quel TMS ?
Oui. Vigilo travaille à partir d'exports de données (formats standardisés : Excel, CSV, PDF) qui peuvent être produits par la grande majorité des TMS du marché. Pour les TMS proposant une API, une intégration directe est possible.
Quel est le délai entre la configuration et les premiers résultats ?
Les premières détections sont généralement disponibles dès le premier cycle de préfactures traité après la configuration — soit quelques jours à quelques semaines après le début du déploiement, selon la fréquence des préfactures du chargeur pilote.
Comment Vigilo reste-t-il à jour avec les évolutions contractuelles ?
Les règles de contrôle sont paramétrées dans Vigilo par l'équipe Axonovia selon vos contrats. À chaque évolution contractuelle (renégociation tarifaire, avenant), le référentiel est mis à jour. Les équipes peuvent signaler les changements via l'interface de gestion.