Vigilo · Contrôle de facturation

Rapprocher le prévu, le réalisé et le facturé.

Vigilo rassemble les sources utiles, applique les règles de contrôle et prépare le contexte nécessaire pour comprendre et traiter les écarts.

Contexte reconstitué

Action vérifiée

Reconnaître le besoin

Un écart n’existe pas dans une seule ligne.

Pour comprendre une différence, l’équipe doit souvent retrouver le dossier, le réalisé, le tarif, les justificatifs et l’historique.

Les préfactures ou autofactures doivent être rapprochées du TMS.

Les prestations réellement effectuées ne sont pas toujours valorisées.

Les règles tarifaires varient selon le client et la situation.

Le contexte d’un litige est réparti entre plusieurs sources.

Le suivi mobilise l’ADV et la finance sur des tâches répétitives.

Le workflow

Le niveau de détection, de préparation ou d’action est défini étape par étape.

Le workflow identifie la préfacture, l’autofacture ou la facture et les données du réalisé nécessaires.

Les informations sont reliées au transport concerné et à son contexte disponible.

Les montants, prestations, frais et conditions du périmètre sont contrôlés.

Une différence ou une prestation manquante est rendue visible avec ses sources.

Le contexte utile à la validation, au litige ou à la correction est constitué.

Les décisions sensibles et les cas hors règle restent entre les mains de l’équipe.

Périmètre et contrôle humain

Le niveau d’action dépend du workflow validé, des outils concernés et du risque associé à chaque décision.

Le contrôle de facturation peut être déployé sans la prise de commande.

Chaque source, règle et action possible est validée pour le workflow.

Une différence détectée n’est pas automatiquement une erreur ou un litige.

Prochaine étape

Nous cadrerons les sources disponibles, les règles applicables, les types d’écarts et les décisions qui doivent rester humaines.